główny specjalista ds. organizacyjnych

koordynator biura

termin nadsyłania aplikacji:  
20.05.2021

IDEAS NCBR sp. z o.o.

IDEAS NCBR Sp. z o.o. została zawiązana przez NCBR, jako narzędzie realizacji zadań ustawowych. Celem działalności Spółki jest prowadzenie działalności badawczo-rozwojowej i innowacyjnej w dziedzinie sztucznej inteligencji i cyfrowej ekonomii, a także działań w zakresie wspierania rozwoju kadry naukowej, komercjalizacji wyników badań naukowych lub prac rozwojowych oraz innych form transferu do gospodarki oraz pobudzania inwestowania w działalność naukową poprzez instytucjonalizowanie specjalistycznych badań nakierowanych na rozwiązywanie kluczowych problemów rozwojowych gospodarki, komercjalizacji prac badawczych zespołów badawczych w postaci spółek spin-off i spin-out.


GŁÓWNY SPECJALISTA DS. ORGANIZACYJNYCH
koordynator biura

nr referencyjny: IDEAS_01_S1_21    miejsce pracy: Warszawa      wymiar etatu: cały etat

TWOJA ROLA: 
Osoba pracująca na tym stanowisku będzie uczestniczyć w budowaniu struktur finansowo-administracyjnych wspierających rozwój Spółki. Idealna osoba musi dobrze funkcjonować w dynamicznym środowisku i umieć przystosowywać się do zmieniających się obowiązków i priorytetów. Kluczową umiejętnością będzie aktywne rozwiązywanie złożonych problemów.

 

  • Koordynacja spraw administracyjno-biurowych oraz dbanie o prawidłowe funkcjonowanie biura Spółki, w tym m.in. cykliczne zaopatrywanie biura w materiały biurowe, spożywcze, reprezentacyjne, prowadzenie rejestrów korespondencji przychodzącej i wychodzącej, wysyłanie korespondencji, dbałość o czystość i porządek;
  • Współpraca z dostawcami usług zewnętrznych IT, prawnych, BHP, RODO, księgowych, kadrowych;
  • Obsługa administracyjna sekretariatu Biura Zarządu; organizowanie i obsługa spotkań, prowadzenie kalendarzy Członków Zarządu, administrowanie salami konferencyjnymi, przygotowywanie materiałów na posiedzenia Rady Nadzorczej, opracowywanie prezentacji biznesowych, a także koordynacja prac przy tworzeniu analiz, rozliczeń, raportów, notatek, protokołów ze spotkań i posiedzeń Zarządu;
  • Prowadzenie archiwizacji umów i dokumentacji korporacyjnej Spółki, dokumentacji Rady Nadzorczej, regulacji i procedur wewnętrznych Spółki;
  • Nadzór nad terminowym przepływem informacji, korespondencji i dokumentów, przy zachowaniu bezpieczeństwa i poufności informacji, dbanie o prawidłowy obieg dokumentów między Działami oraz między Spółką a klientami zewnętrznymi;
  • Wsparcie kadry zarządzającej w realizacji bieżących zadań;
  • Organizacja i koordynacja konferencji oraz wyjazdów służbowych i delegacji;
  • Prowadzenie działań komunikacyjnych i promocyjnych Spółki, w tym w social mediach, wsparcie w przygotowywaniu materiałów graficznych;
  • Współpraca z działami operacyjnymi i zespołami projektowymi w ramach bieżącej obsługi, w tym przygotowywanie nowych stanowisk pracy;
  • Aktywne wsparcie w tworzeniu procedur wewnętrznych i polityk;
  • Całościowe dbanie o sprawy finansowo-administracyjne Spółki.

OCZEKIWANIA:

  • Wykształcenie wyższe kierunkowe, preferowane ekonomiczne;
  • Co najmniej 5-letnie doświadczenie zawodowe w pracy na podobnym stanowisku;
  • Doświadczenie i praktyka w prowadzeniu spraw administracyjno-biurowych;
  • Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office;
  • Bardzo dobra znajomość języka angielskiego;
  • Doświadczenie w przygotowywaniu raportów, analiz, prezentacji dla Zarządu oraz organów nadzoru;
  • Umiejętność współpracy na różnych poziomach organizacji;
  • Skrupulatność, sumienność, zaangażowanie oraz terminowość w realizacji zadań;
  • Bardzo dobra organizacja pracy i samodzielność w działaniu, komunikatywność i umiejętność podejmowania decyzji, predyspozycje osobowościowe (inicjatywa, kreatywność, wysoka zdolność adaptacyjna, wysoka kultura osobista, umiejętność budowania relacji biznesowych).

MILE WIDZIANE:

  • Doświadczenie w rozliczaniu projektów unijnych, grantów krajowych i zagranicznych oraz projektów B+R;
  • Doświadczenie w rozdziale kosztów prac badawczych oraz kosztów prac komercyjnych;
  • Doświadczenie w spółkach z udziałem skarbu państwa, finansowanych w oparciu o limity związane z przepisami dotyczącymi pomocy publicznej;
  • Doświadczenie w spółkach prowadzących badania i infrastruktur badawczych lub związanych z transferem wiedzy, w zgodzie z komunikatem Komisji Europejskiej „Zasady ramowe dotyczące pomocy państwa na działalność badawczą, rozwojową i innowacyjną” (2014/C 198/01).

OFERUJEMY:

  • Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę, w pełnym wymiarze czasu pracy;
  • Ciekawą i pełną wyzwań, samodzielną pracę w rozwijającej się firmie, w przyjaznym środowisku pracowników naukowych;
  • Możliwość rozwoju zawodowego;
  • Elastyczne godziny pracy;
  • Atrakcyjne wynagrodzenie uzależnione od zaangażowania i doświadczenia;
  • Atrakcyjny system premiowy, w zależności od wyników;
  • Prywatną opiekę medyczną (pakiet świadczeń medycznych dofinansowany przez pracodawcę);
  • Świadczenia socjalne.

Aplikuj przesyłając CV na adres: rekrutacja@ideas-ncbr.pl 

Wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne do IDEAS NCBR Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Nowogrodzkiej 47A  (KRS 0000880113), zgadzasz się na przetwarzanie przez Pracodawcę/Administratora danych, Twoich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu rekrutacyjnym oraz w CV na potrzeby przeprowadzenia procesu rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.

Aplikuj